Przypadkowe zniszczenie dokumentacji podatkowej – jakie skutki?

Przedsiębiorca musi gromadzić ogromne ilości dokumentów zawiązanych z prowadzoną przez siebie działalnością, które muszą być przez niego przechowywane przez odpowiednio długi czas. Mimo, że dokumentacja może być prowadzona skrupulatnie i kompletnie zdarza się, że mimo wszelkich dołożonych starań, jakiś dokument księgowy zaginie. Co wtedy?

Skutki mogą być poważne, ponieważ dokumentację, na podstawie której przedsiębiorca sporządza rozliczenia podatkowe, trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego ona dotyczy. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli posiadamy fakturę na zakup np. towarów, która została wystawiona w lutym 2018 roku to należy ją przechowywać przez  2019, 2020, 2021, 2022 i 2023 rok – obowiązek jej przechowywania upływa dopiero z dniem 01 stycznia 2024 roku. Pięcioletni okres archiwizacji nie jest warunkiem niezmiennym i może być dłuższy.

Skutki nieprzechowywania dokumentów podatkowych przez wymagany czas archiwizacji są poważne. Urzędnicy mogą określić podstawy opodatkowania w drodze oszacowania. Konsekwencje stosowania tej metody wiążą się z tym, że ustalona podstawa nie będzie odzwierciedleniem rzeczywistości. Urzędnicy również mogą zakwestionować prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli przedsiębiorca nie będzie miał odpowiednich dokumentów np. faktur, rachunków. Ponadto przedsiębiorca, który przedwcześnie straci dokumentację podatkową, powinien jak najszybciej podjąć działania związane z ich jak najwierniejszą rekonstrukcją. Źródłem informacji  służącym do odtworzenia danych księgowych mogą być elektroniczne nośniki danych, pod warunkiem, że były sporządzone i się zachowały. Pomocne mogą okazać się wyciągi z rachunków bankowych itp.